Kaikkien yritystoimintaa harjoittavien lakisääteinen velvollisuus on kirjanpidon (regnskap) tekeminen tileistä, tilitapahtumista, kuluista ja menoista. Kirjanpidossa pidetään kirjaa yrityksen taloudesta ja tilasta yksittäisen liiketapahtuman tarkkuudella. Norjassa tilinpitovelvollisuudet on jaettu karkeasti kahteen eri kategoriaan: kirjanpitovelvollisuuteen (bokføringsplikt) ja kirjanpito- ja tilinpitovelvollisuuteen (bokførings- ja regnskapsplikt). Yritykset ovat velvollisia pitämään tiliä eli kirjanpitovelvollisia (bokføringsplikt). Tällöin yrityksen kirjanpito tulee tehdä Norjan kirjanpitosääntöjen (bokføringsreglene) mukaisesti. Esimerkiksi suurin osa toiminimen harjoittajista kuuluvat tähän ryhmään. Sen lisäksi osa yrityksistä kuten osakeyhtiöt ovat kirjanpitovelvollisuuden lisäksi tilinpitovelvollisia (regnskapsplikt). Tilinpitovelvollisten tulee kirjanpidon lisäksi toimittaa vuositilinpäätös (årsregnskap) Norjan rengnskapsrekisteriin (Regnskapsregisteret).
Pääsääntöisesti siis kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä ja osalle myös vuositilinpäätös on pakollinen. Toiminimen harjoittajat, joiden liikevaihto on alle 50 000 kruunua ja joiden ei tarvitse rekisteröityä arvonlisäverorekisteriin, voivat mahdollisesti välttyä kirjanpitovelvollisuudelta. Joka tapauksessa näidenkin yritysten on dokumentoitava tulot ja menot asiaan kuuluvalla tavalla.
Voit tehdä tilinpidon itse, mutta jos sinulla ei ole tietoa säännöistä ja aiempaa kokemusta, on aiheellista pyytää apua kirjanpitoalan ammattilaiselta ja ostaa kirjanpitopalvelu tilitoimistolta tai tilanteen mukaan palkata kirjanpitäjä (regnskapfører). Aloittavalle yrittäjälle suositellaan aina kirjanpitopalvelun hankkimista, jollet ole tilinpidon ammattilainen itse. Tilinpitoon on tietyt säännöt ja kirjanpitäjän on oltava ajan tasalla muuttuvista ohjeistuksista. Ostamalla kirjanpitopalvelun ammattilaiselta voit keskittyä itse yritystoiminnan pyörittämiseen. Kirjanpitäjältä voi saada tärkeää apua ja neuvoja myös verotusasioihin, yrityksesi talousasioihin, investointeihin, työvoiman palkkaamiseen ja palkkojen laskuun.
Ennen kirjanpitäjän palkkaamista varmista, että hän on auktorisoitu kirjanpitäjä. Auktorisoinnin voit tarkistaa itse Norjan Finanstilsynetin sivuilta. Kun olet valinnut kirjanpitäjän ja sopinut asioista hänen kanssaan, ilmoita kirjanpitäjä Enhetsregisteriin. Kirjanpitäjä saa asiasta ilmoituksen sähköisesti, joka hänen tulee vahvistaa. Kirjanpitäjän ilmoituksen Enhetsregisteriin voi tehdä yrityksesi rekisteröinnin yhteydessä. Jos olet jo perustanut yrityksen ja kirjanpitäjää ei ole rekisteröity, voit ilmoittaa asian Altinn sivulla lomakkeella ”Samordnet registermelding”.
Kirjanpito regnskap tulee tehdä alv-verovelvollisten osalta joka toinen kuukausi ja arvonlisäverottomien kohdalla joka neljäs kuukausi. Kirjanpidon perusteella määrätään verot, arvonlisävero ja työnantajamaksut. Kirjanpidon avulla voit myös osoittaa esimerkiksi pankille ja sijoittajille liiketoimintasi toimivuuden ja saat siitä tärkeää tietoa yritystoimintasi taloudesta ja kannattavuudesta: ovatko esimerkiksi asiakkaasi hoitaneet laskunsa ja tekeekö yritystoiminta voittoa vai tappiota. On erityisen tärkeää ja välttämätöntä, että dokumentoit kulut ja vähennykset tarkoin ja oikealla tavalla jo heti alusta alkaen. Kirjanpidossa kaikki menot ja tulot tulee olla järjestyksessä ja dokumentoitu Norjassa hyväksytyllä kirjanpitomallilla (regnskapssystem). Kirjanpitomallin tulee olla kirjanpitoperiaatteiden (bokføringsprinsippene) ja kirjanpitosääntöjen (bokføringsreglene) mukainen. Tilikauden tositteet ja kirjanpito tulee yleensä säilyttää viisi vuotta, mutta muun muassa rakennusalalla kymmenen vuotta.
Kirjanpitoon kirjataan kaikki yritystoimintasi tulot ja menot, laskut ja kuitit. Kirjanpitoa varten sinun tulee tallettaa tarvittavat kuitit ja tositteet tekemistäsi hankinnoistasi, myynnistä ja kuluista. Taltioi hankintojen laskut ja kuitit, sekä varmista, että ne sisältävät tarvittavat tiedot. Kirjanpidosta tulee olla varmuuskopio, jos jotain sattuu. Kirjanpito tehdään nykyisin pääasiassa kirjanpito-ohjelmilla. Kirjanpito- ja laskutusohjemaa valitessa kannattaa tiedustella neuvoja muilta yrittäjiltä, myös kirjanpitäjälläsi voi olla tietty ohjelma mitä hän suosii.
Kassakäytäntöihin, laskuun ja laskun tekoon liittyy omat sääntönsä, jotka löytyvät skatteetatenin kotisivuilta. Jokaisessa laskussa on oltava oma identtinen laskunumero ja laskua ei saa mennä muuttamaan jälkikäteen. Laskuttaessa on käytettävä laskutusohjelmaa tai laskulomakkeita, joissa on nähtävillä laskunumerot, yrityksen nimi ja organisaationumero. Laskussa vaadittavia tietoja ovat päivämäärä, myyjän nimi, myyjän organisaationumero, ostajan nimi ja osoite tai organisaationumero, laskunumero, summa, palvelu tai selite myytävästä tuotteesta, toimituksen paikka ja aika, MVA merkintä ja summa, kokonaissumma ja lasku eräpäivä sekä mahdollinen Foretaksregisteret-tunnus. Tarkista vaadittavat kriteerit ja tarvittavat dokumentaatio ohjeet Skatteetatenin sivuilta. Tietyt tiedot vaaditaan myös ostotositteista ostaessasi tavaroita tai palveluita yksityishenkilöiltä, jotta summa on vähennyskelpoinen esimerkiksi verovähennyksessä.
Lasku on lähetettävä asiakkaalle mahdollisimman pian, viimeistään kuukauden kuluttua toimituksesta. Pidä laskusta toinen kappale itselläsi ja toinen annetaan asiakkaalle. Nykyään on olemassa monenlaisia helppokäyttöisiä laskutusohjelmia, joiden avulla voit myös toimittaa laskut ja tositteet sähköisesti suoraan kirjanpitäjällesi.
Käteismyyntiin liittyy myös omat sääntönsä. Tuotteiden ja palvelujen ostaminen käteisellä ei esimerkiksi ole sallittua yli 10 000 kruunun edestä, eikä yli tämän summan edestä saa tehdä käteismyyntiä samalle palveluntarjoajalle, jos haluaa saada näistä verovähennyksiä. Jos teet käteismyyntiä yrityksessäsi, sinun on käytettävä hyväksyttyä kassaohjelmaa, joka on Norjan kassaohjelmalain (kassasystemlov) ja kassaohjelmamääräysten (kassasystemforskrifter) mukaiset. Skatteetaten ylläpitää ja päivittää listaa Norjassa hyväksytyistä kassaohjelmista.
Hyväksytyt kassaohjelmat voit tarkistaa Skatteetatenin sivulta. Jos käytät kassaohjelmaa, kassatilinpito tulee tehdä päivittäin ja tehdä niin sanottu Z-rapport. Kuitteja tulee olla kaksi, toinen asiakkaalle ja toinen kirjanpitoon. Kuitissa on oltava päivämäärä, kellonaika, firman nimi ja tiedot, organisaationumero, kuittinumero, tuotteen tiedot, summa ja arvonlisäverot.
Myytäessä tavaraa, tulee sinulla olla varastointijärjestelmä eli Norjan verohallinnon termein lagersystem ja vuosittaiseen inventaarioon perustuva listaus varaston arvosta (varetelliglister). Tavarat lasketaan optimaalisesti vuoden lopussa. Jos yrityksesi ei ole vuositilinpitovelvollinen ja sinun ei tarvitse lähettää tilinpäätöstä, silloin tavaroiden inventaario tehdään lähinnä verotuksellisista syistä. Lue ohjeet Altinn.no nettivisulta.
Kirjanpito on tärkeää verotusta varten. Veroilmoituksen yhteydessä Skatteetatenille lähetetään Næringsoppgave, johon kirjataan yrityksen menot ja tulot. Myös verovähennyksiä varten on erityisen tärkeää, että kaikki on dokumentoitu oikealla tavalla. Yrityksen on mahdollista hakea verovähennyksiä myös yrityksen käynnistysvuosilta tulleista investointikuluista. Tällöin tulee täyttää Skatteetatenin lomake “Oppstart av virksomhet” (RF-1298) kyseisen vuoden osalta ja liittää se ensimmäisen veroilmoituksen ja Næringsoppgaven yhteyteen.
Rakennusalalla on yli 300 000 kruunun projekteissa pidettävä projektikirjanpitoa (projektregnskap).
Muista aina pitää yksityis- ja yritysvarallisuus erillään , älä koskaan tee yksityisostoja yrityksen nimissä!
Altin.no sivulta löydät paljon tietoa tilinpitoon liittyen.
Tärkeitä ohjeita aloittaville yrittäjille Altinn.no.
Tietoa ja vinkkejä kirjanpitoon liittyen Skatteetaten.no.